Política de acceso a documentos de audio y video y formulario de solicitud

Archivos Históricos de la Oficina de Servicios Generales de A.A.


Normas

En la colección de grabaciones de audio e imagen en movimiento de los Archivos Históricos de la OSG se incluyen materiales producidos tanto por la OSG como por miembros individuales y amigos de A.A. Entre los materiales de audio, figuran grabaciones de audio de conferencias, reuniones y otros eventos especiales, discursos y charlas de Bill W. y otros pioneros de A.A.; entrevistas para obtener historias orales, y más. Las grabaciones tienen una gran significación para la historia de Alcohólicos Anónimos y ayudan a llevar el mensaje de la Comunidad de A.A.

Haremos un esfuerzo para dar acceso a estos materiales históricos a los investigadores. No obstante nos vemos limitados por varios factores que pueden poner restricciones en nuestra capacidad para permitir copiar o dar acceso a nuestras grabaciones cuando se nos solicita. En la mayoría de los casos, la Oficina de Servicios Generales no es propietaria de los copyrights de las grabaciones. Muchos materiales son únicos y en algunas instancias los Archivos Históricos tienen la única versión que se sepa que existe. Además, en muchas de las grabaciones se revela la identidad de miembros de A.A. u otra información confidencial. Dada la unicidad de estos materiales y el compromiso que los Archivos Históricos de la OSG tienen con los principios directivos de A.A., se aplican al uso y a la duplicación las siguientes normas y limitaciones.


Procedimientos para acceso

Los investigadores que desean informarse sobre nuestra colección o desean escuchar grabaciones específicas o ver películas específicas de archivos, primero deben ponerse en contacto con los Archivos Históricos por correo postal o electrónico o por teléfono. Se considerará cada solicitud individual y separadamente. En algunos casos, dependiendo de las necesidades del investigador y de los materiales solicitados, puede ser necesario obtener la aprobación del Comité de Archivos Históricos de los custodios para tener acceso a los materiales. El Comité de Archivos Históricos se reúnen tres veces al año para considerar estas solicitudes. En casos especiales, se pueden considerar en otras ocasiones. Si es necesario obtener esta aprobación, los archivistas ayudarán al solicitante a tramitar la solicitud.

Puede ser necesario que un miembro del personal de los Archivos Históricos vea o escuche el material grabado para determinar el contenido temático o si es apropiado copiarlo o distribuirlo fuera de la Comunidad, prestando especial atención a cuestiones de anonimato.  Este servicio es simplemente una revisión preliminar para determinar el contenido, y no se hará ninguna transcripción del material. Si el investigador necesita una transcripción, un servicio profesional de transcripción la hará y puede haber cargos adicionales.

Teniendo en consideración los recursos limitados de personal, pedimos a los investigadores que soliciten la duplicación de una cantidad razonable de materiales. Los Archivos Históricos de la OSG se reservan el derecho de poner límites a la cantidad de materiales que un individuo puede solicitar en cada ocasión. En la mayoría de los casos, debido a los recursos limitados del personal y las restricciones de copyright, se pone un límite de una copia de cada artículo por solicitud. Las solicitudes de copiar materiales serán tramitadas con toda prontitud posible según lo permitido por las demás responsabilidades del personal. Si es necesario contratar a un vendedor externo para hacer una copia, los costos repercuten en el investigador. No se puede hacer copias de materiales en ciertos formatos porque no existe equipo compatible de duplicación.  

• Acceso en el sitio

Si se permite acceso, las grabaciones de audio o de imagen en movimiento están disponibles para oír o ver en el sitio. Los investigadores deben hacer arreglos con antelación con los Archivos Históricos para que se tenga disponible el equipo apropiado para reproducir y escuchar.

• Acceso a copias y restricciones

Los Archivos Históricos de la OSG se reservan el derecho de poner restricciones en cuanto a la duplicación de materiales debido a cuestiones de copyright, anonimato, privacidad, condición de los materiales, restricciones puestas por los donantes y determinaciones de política recomendadas por Alcoholics Anonymous World Services, Inc., su Oficina de Servicios Generales y la Conferencia de Servicios Generales y aprobadas por la Junta de Servicios Generales por medio de su sistema de comités.

• Copyright

Si el personal de los Archivos Históricos tiene motivo para creer que la duplicación de un video o cinta grabada constituirá una violación de la Ley de Copyright de los Estados Unidos, denegará la solicitud.

La persona que solicita la duplicación asume la responsabilidad de cualquier infracción del copyright y de cualquier uso que sobrepase las condiciones de uso justo. Todo uso comercial, publicación, y distribución por alquiler, arrendamiento o préstamo, de materiales protegidos por copyright no es uso justo y siempre es necesario pedir permiso del propietario de los derechos de autor. Esto incluye, sin ser limitado a, distribuir copias en CD o DVD, transmitir en tiempo real, subir o publicar en el Internet. El permiso para reproducir no constituye permiso para publicar – las restricciones en cuanto a la publicación apareen abajo.  Para más información, consulte el U.S. Copyright Office: www.copyright.gov.

• Anonimato

Para cumplir con las Tradiciones 11 y 12 de Anonimato, se impone a los usuarios la restricción de no revelar los nombres de ningún miembro de A.A, vivo o muerto. Se debe mantener el anonimato de los miembros de A.A., incluyendo a los cofundadores, a todos los niveles de medios públicos de comunicación, incluyendo las obras publicadas impresas y en el internet. En cada situación, la decisión final de revelar el ser miembro de A.A. en el caso de un miembro ya fallecido le corresponde a la familia. La política de Información Pública de la OSG referente al anonimato póstumo de los cofundadores sirve como guía en las actividades de Información Pública relacionadas con los cofundadores de A.A. Se puede obtener una copia de esta política a petición. En los casos indicados, el personal de los Archivos Históricos exigirá que los usuarios se comprometan por escrito a guardar el anonimato de los miembros de A.A.

• Condición de materiales

Las grabaciones de audio y video (cintas VHS, casetes, etc.) suelen ser frágiles y se deterioran rápidamente. El uso frecuente acelera el deterioro. El Departamento de Archivos Históricos siempre se preocupará por asegurar la supervivencia de sus grabaciones y puede denegar cualquier solicitud que pueda causar daño a la grabación original.

• Restricciones puestas por  los donantes

Algunos donantes han puesto restricciones en cuanto al acceso a los materiales de audio y video como condición del acuerdo del donante. Siempre cumplimos con estas condiciones.

• Las normas referentes a grabaciones de audio en la Conferencia de Servicios Generales

Acceso a la grabaciones de audio en la Conferencia de Servicios Generales anual está conforme con la Acción Recomendable de la Conferencia de Servicios Generales de 2015 que aparece a continuación:

Se distribuyan conforme con las normas de los Archivos Históricos las grabaciones de audio de las presentaciones publicadas en el Informe Final  de la Conferencia de Servicios Generales y las grabaciones de audio de las charlas de despedida dadas en el almuerzo de clausura. Se seguirá prohibiendo acceso a todas las demás sesiones de la Conferencia de Servicios Generales.

Como se especifica en la Acción Recomendable mencionada arriba, se puede acceder a las grabaciones de audio de la Conferencia de Servicios Generales en el sitio o se puede crear una copia de acceso para el usuario.


Restricciones en cuanto a la distribución y publicación

Permiso para acceder a nuestros materiales y hacer copias de los mismos no significa que se haya concedido al investigador permiso para publicar o hacer copias adicionales del material. No se permite a los usuarios hacer copias de las grabaciones de audio o video para su venta, reconcesión de licencia o distribución general. No se permite a los usuarios copiar metraje de ningún material de imagen en movimiento por medio de dispositivos digitales, cámaras, copia de pantalla ni ningún otro medio.

Le corresponde al usuario obtener del propietario de los derechos de autor todos los permisos necesarios antes de hacer uso comercial del material, transmitirlo o usarlo de otra manera. Consulte la sección “Copyright” arriba.

Los Archivos Históricos de la OSG ponen restricciones en cuanto al uso de sus materiales en producciones de televisión, video, cine y demás medios de comunicación públicos, incluyendo publicación en el Internet. Para uso en estos medios, en los casos en que somos los propietarios del copyright, es necesario obtener permiso separado de A.A.W.S.  La archivista le puede ayudar a dirigir su solicitud al miembro del personal indicado. Cualquier reproducción de los materiales debe ser únicamente para el uso descrito en la solicitud presentada y no se pueden volver a usar en obras posteriores sin obtener consentimiento expreso escrito del dueño del copyright. Además, un investigador no puede alterar las grabaciones de ninguna manera.

El investigador es el único responsable de obtener todos lo necesarios permisos del propietario de los derechos de autor que puede ser poseedor o reclamar  cualquier derecho de propiedad con arreglo al derecho legislado o al derecho consuetudinario antes de publicar cualquier material que no ha sido publicado en el pasado. En muchos casos ni A.A.W.S. ni la Junta de Servicios Generales es propietario del copyright de los materiales audiovisuales de su colección. Es necesario en estos casos obtener permiso para publicar grabaciones de audio o imagen en movimiento del propietario de los derechos de autor.

Para acceder a los materiales de audio o de películas de la Colección de los Archivos Históricos de la OSG, los investigadores deben completar la Solicitud para uso limitado de grabaciones de audio o películas y leer y aceptar los términos y condiciones.

 

ADVERTENCIA REFERENTE A LAS RESTRICCIONES DE COPYRIGHT

La ley de copyright de los Estados Unidos (Título 17, Código de los Estados Unidos) regula la creación de fotocopias y otras reproducciones de material protegido por copyright. Bajo ciertas condiciones estipuladas por la ley, las bibliotecas y archivos tienen autorización para hacer fotocopias u otras reproducciones. Una de estas condiciones estipuladas es que no se usen la fotocopia u otra reproducción para ningún propósito aparte del estudio privado o la investigación científica o académica. Si un usuario presenta una solicitud para una fotocopia o reproducción o la usa posteriormente para un propósito que no conforma con “uso justo”, puede ser que dicho usuario sea responsable de violación del copyright y/o esté sujeto a enjuiciamiento criminal.

 

Revisado: Noviembre de 2016

 

 

FORMULARIO DE SOLICITUD PARA USO DE MATERIALES DE SONIDO Y VÍDEO

Haga click aquí para imprimir una copia del formulario de solicitud, o presente su solicitud en línea usando el formulario electrónico que aparece abajo.

 ACUERDO

 

El firmar abajo significa que he leído y entendido las “NORMAS Y PROCEDIMIEMTOS DE ACCESO A MATERIALES DE AUDIO E IMAGEN EN MOVIMIENTO.” Entiendo que si no cumplo con estas normas, se pueden revocar mis privilegios de usuario de los Archivos Históricos de la OSG.

 

Confirmo que me entregarán una copia de la siguiente grabación, en formato digital, en CD/DVD:

 

 


 


 

 

Debido a las restricciones de copyright, como quedan especificadas en las “NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ACCESO A MATERIALES DE AUDIO E IMAGEN EN MOVIMIENTO”, convengo en que la grabación que reciba no se publicará en ningún medio, ni aparecerá publicada en el Internet ni de otra manera distribuida o copiada.

 

Reconozco y convengo en que el aferrarme a las normas de anonimato es una condición esencial del permiso que se me ha concedido. No identificaré a ningún miembro de A.A., incluyendo a los cofundadores, de ninguna otra forma que con su nombre de pila y la inicial de su apellido. Reconozco que el publicar los nombres completos ante la prensa o los demás medios de comunicación constituirá una violación de este acuerdo.

 

EL INVESTIGADOR DEFENDERÁ, INDEMNIZARÁ Y LIBERARÁ DE TODA RESPONSABILIDAD A LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS, LA OFICINA DE SERVICIOS GENERALES DE A.A., A.A. WORLD SERVICES, INC. Y SUS OFICIALES, EMPLEADOS Y AGENTES DE TODO RECLAMO O DEMANDA Y DE TODOS LOS COSTOS Y GASTOS INCLUYENDO LOS HONORARIOS DE ABOGADOS EN LOS QUE SE INCURRAN COMO CONSECUENCIA DE UNA VIOLACIÓN DE COPYRIGHT U OTRA ACCIÓN LEGAL O REGULATORIA QUE RESULTEN DEL USO DE LOS MATERIALES DE LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS DE LA OSG.


General Service Office Archives of Alcoholics Anonymous
475 Riverside Drive, New York, New York, 10115
Phone: 212-870-3400; email: archives@aa.org
Sitio web: www.aa.org

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