POLITIQUE D'UTILISATION DES DOCUMENTS

Tous les membres des AA et les chercheurs sérieux qui s’intéressent à l’héritage des AA ont accès aux documents des Archives du Bureau des Services généraux des Alcooliques anonymes. Cependant l’accès en est contrôlé. Ces contrôles sont nécessaires pour protéger l’anonymat de toutes les personnes identifiées dans le fonds d’archives, selon les traditions des AA. L’accès doit aussi être contrôlé pour protéger les documents contre la perte ou les dommages.

Le comité du Conseil des Services généraux des AA pour les Archives a adopté les politiques et règles suivantes, de concert avec l’archiviste du BSG. Ces politiques tiennent compte des besoins des utilisateurs, des détenteurs des droits d’auteur exclusifs et des responsabilités des Archives en rapport avec ses collections.

 

OBTENIR DES RÉPONSES

Les visiteurs et personnes intéressées sont invités à formuler des demandes d’information sur tous les aspects de l’histoire des AA. Règle générale, le personnel des Archives fera la recherche, trouvera la réponse à votre question et vous la transmettra par la poste ou par courriel. Chaque année, nous recevons des milliers de demandes de membres et d’amis des AA.

Les demandes typiques portent sur:

  • Des informations sur les événements qui ont mené à la fondation des AA;
  • Des informations biographiques sur les cofondateurs et les pionniers des AA;
  • Des déclarations et opinions de Bill W. et du Dr Bob;
  • Les origines et le développement des Étapes, Traditions et principes directeurs des AA;
  • Des informations sur les différentes éditions et-ou extraits du Gros Livre et d’autres publications;
  • L’utilisation des prières, des slogans, des logos des AA ainsi que les jetons et médaillons;
  • Les pratiques et formats historiques des réunions;
  • L’histoire des groupes et des régions, incluant à l’échelle internationale;
  • Des informations sur l’histoire des AA dans les populations spéciales, les minorités et les femmes;
  • Anciens numéros de bulletins;
  • Anciennes versions des brochures et autres publications des AA;
  • Photos publiées des fondateurs, pionniers et événements des AA;
  • La croissance de la structure de service;
  • Les décisions des Conseils, enregistrées dans les procès-verbaux des réunions;
  • Les résolutions de la Conférence des Services généraux depuis 1951.

Vos questions sont toujours les bienvenues ! Nous vous invitons à consulter les archives chaque fois que vous vous interrogez sur une partie de l’héritage des AA.

 

ACCÈS

Tous les visiteurs sont les bienvenus aux Archives. Ils pourront y voir des documents choisis et parler avec l’Archiviste de nos collections, des activités d’archives dans leur région et des façons dont ils pourraient tirer avantage des Archives du BSG.

Si un chercheur souhaite manipuler, lire et étudier une grande quantité de documents d’archives, il ou elle devrait communiquer à l’avance avec le personnel des Archives pour prendre arrangement. Dans la plupart des cas, le personnel des Archives pourra donner accès aux informations publiées, comme les livres, les bulletins, les magazines, les brochures, les documents de service et les rapports qui, pour certains, remontent aux premiers jours des AA.

Cependant, si un chercheur désire consulter des documents non publiés des Archives (correspondance, procès-verbaux de réunions, informations financières, manuscrits, et autres) il lui faudra faire une demande par écrit au Comité du Conseil pour les Archives. L’utilisateur devra donner toutes les informations sur le sujet, la portée et la raison de la recherche qu’il désire entreprendre. Notre formulaire de demande d’accès sur place se trouve à la page 50 de ce manuel. Chaque demande sera étudiée au cas par cas. Comme le comité se réunit trois fois par année, au cours du dernier week-end de janvier, de juillet et d’octobre, les demandes de recherche sont étudiées trois fois par année. Dans des cas spéciaux, on pourra déroger à cette pratique.

 

PROTECTION DE L'ANONYMAT

La nature particulière des documents de notre collection exige que les chercheurs prennent connaissance et respectent toutes les traditions des AA qui peuvent affecter leur recherche, plus particulièrement la protection de l’anonymat de tous les membres des AA.

L’autorisation d’effectuer une recherche vous sera accordée à la condition que vous acceptiez de protéger totalement l’anonymat de tous les membres des AA, vivants ou décédés, incluant les cofondateurs des AA. Nous vous demandons respectueusement, quand vous citez ces documents, de ne citer que le prénom et l’initiale du nom de famille, tel que le demande la Onzième Tradition des AA qui porte sur l’anonymat de ses membres dans les médias publics. La permission de publier les noms au complet de personnes n’est jamais accordée aux chercheurs. Toute personne qui le ferait se verrait refuser tout accès futur aux Archives des AA.

 

PHOTOCOPIE OU SCANOGRAPHIE

La photocopie ou scanographie des documents publiés, comme les brochures, les articles et les bulletins, sera permise seulement si l’état des documents en permet la reproduction. Les originaux de correspondance, les manuscrits non publiés et autres documents confidentiels ne pourront être reproduits mécaniquement.

La photoreproduction sera réalisée par le personnel des Archives. Les chercheurs sur place ne pourront pas utiliser de scanneurs, d’appareils photo, de photocopieurs ou autres équipements pour faire des copies. Les chercheurs devront spécifier un nombre limité de pages (des documents publiés seulement) à être photocopiés ou numérisés par le personnel des archives. Selon les quantités demandées et la charge de travail du personnel des archives, les copies pourraient être envoyées au chercheur par la poste ou par courriel à une date ultérieure.

 

COPYRIGHT ET PROPRIÉTÉ

Les Archives des AA contiennent une grande variété de documents qui peuvent être dans le domaine public ou non. Dans certains cas, AAWS ne détient pas le copyright sur des documents qui font partie de ses collections. La permission de consulter ou de faire de la recherche n’inclut pas et ne laisse pas supposer l’autorisation d’utiliser la propriété intellectuelle ou tout droit de propriété intellectuelle. La responsabilité d’obtenir la permission des détenteurs de copyrights avant la publication, la reproduction ou l’utilisation étendue de documents sujets à copyright relève exclusivement du chercheur. Toute permission concernant la publication intellectuelle, comme la publication, la réimpression ou la citation d’un document d’archives devra être obtenue séparément par écrit.

 

AUTORISATION DE PUBLIER

Comme il est dit ci-dessus, la permission d’accéder à nos documents et d’en faire faire des copies ne signifie pas qu’un chercheur a obtenu l’autorisation de publier, de distribuer ou de reproduire ces documents. Les chercheurs qui souhaitent utiliser les documents des archives dans une publication, une représentation ou une diffusion, doivent soumettre une demande séparée.

On conseille aux chercheurs qui prévoient une publication éventuelle de leurs travaux de s’informer sur les droits de publication dès le début de leur recherche.

Nous demandons que deux exemplaires gratuits de toute publication basée sur le fonds des Archives soient remis aux Archives dès la publication de l’ouvrage. En donnant l’autorisation de publier un manuscrit, les Archives n’abandonnent pas leur propre droit éventuel de publier le manuscrit ou de donner l’autorisation à d’autres de le publier. De même, les Archives ne seront pas responsables de violations de droits de copyright ou de publication des manuscrits détenus par des tiers.

 

MISE EN GARDE CONCERNANT LES LIMITATIONS DE COPYRIGHT

La loi sur le copyright des Etats-Unis (Article 17, United States Code) régit la photocopie ou autres formes de reproduction des documents protégés par copyright. Selon certaines conditions spécifiquement énoncées dans la loi, les bibliothèques et les archives sont autorisées à fournir des photocopies ou autres formes de reproduction. Une de ces conditions spécifiques dit que la photocopie ou reproduction ne doit pas être utilisée à d’autres fins que la consultation, l’étude ou la recherche privées. Si un utilisateur fait une demande, ou utilise ultérieurement, une photocopie ou une reproduction à des fins qui ne correspondent pas à une « utilisation raisonnable », cet utilisateur pourrait se rendre coupable de violation de copyright et/ou pourrait être poursuivi au criminel.

 

PROCÉDURES DE RECHERCHE SUR PLACE

Cette procédure a été préparée pour rendre la visite des chercheurs la plus utile possible tout en préservant les documents d’archive pour les générations à venir. 

Veuillez prendre note que si vous souhaitez étudier des documents non publiés dans les Archives (correspondance, procès verbaux de réunions, informations financières, manuscrits, et autres) vous devez faire une demande par écrit auprès du Comité du Conseil pour les Archives qui devra être approuvée par le Comité avant d’obtenir accès. Voir Demande de recherche sur place pour plus d’information.

1. Les chercheurs doivent informer le personnel du ou des jours où ils prévoient se présenter. La planification préalable des visites permettra d’utiliser le temps des chercheurs de la façon la plus efficace. Les chercheurs et le personnel des archives devraient travailler ensemble avant la visite pour identifier tous les documents pertinents afin de permettre au personnel des les localiser et de les sortir. Certains documents sont entreposés en dehors de nos bureaux et il faut du temps pour les récupérer. Une visite non annoncée nous limitera quant à l’aide que nous pourrons offrir aux chercheurs.

2. Les chercheurs devront s’inscrire à leur arrivée aux Archives. Le personnel est disponible entre 9 h et 16 h 30, du lundi au vendredi.

3. Les chercheurs doivent confier leurs manteaux, sacs et sacs à dos et autres effets personnels non essentiels à leur travail au personnel des archives.

4. Les chercheurs ne sont pas admis dans la voûte des archives. Tous les documents seront récupérés et retournés à la voûte des archives par le personnel des archives.

5. On ne peut consulter les documents qu’aux bureaux des Archives, sur les tables prévues à cet effet.

6. Les chercheurs pourront utiliser les ordinateurs portables pour prendre des notes, ou des crayons exclusivement. Pour éviter de faire des marques permanentes sur les documents, les plumes sont interdites. Les notes Post-It, les trombones et autres marqueurs pouvant causer des dommages sont également interdits. 

7. La duplication sera assurée par le personnel des Archives. Les appareils photo et numériseurs sont interdits et les chercheurs n’ont pas le droit de faire leurs propres photocopies. 

8. Tous les documents devront être manipulés avec le plus grand soin pour en assurer la préservation pour les générations futures. Toujours garder les documents dans l’ordre et la disposition existants et ne pas déposer de livres ou autres objets sur les articles. Pour la manipulation de certains articles, le personnel des Archives pourra exiger l’usage de gants de coton. 

9. Il est interdit de manger et de boire aux Archives.

10. On demande de retourner tous les documents au personnel des archives au moins 15 minutes avant l’heure de fermeture des Archives.

 

DEMANDE D’UN CHERCHEUR D'ACCÈDER AU CENTRE DE RECHERCHE DES ARCHIVES

La demande s’applique uniquement aux chercheurs qui travaillent avec des documents d’archives dans les locaux des Archives du BSG.

 Le Comité du Conseil pour les Archives doit donner son approbation avant qu’un chercheur soit autorisé à avoir accès aux documents d’archives non publiés, pour consultation dans les locaux des archives.

Veuiillez lire attentivement les "Politiques d'accèe aux collections" avant de compléter cette demande. Ces politiques ont été établies par le comité du conseil pour les Archives et sont mises en application sous sa gouverne. 

Comme le comité se réunit trois fois par an, la dernière semaine de janvier, de juillet et d'octobre, les demandes de recherche sont analysées trois fois par année. Exceptionnellement, on pourra déroger à cette pratique.

Vous pouvez demander l'autorisation du comité en complétant et en signant cette demande et en la faisant parvenir à:

Chairperson, Trustees' Archives Committee
P.O. Box 459
Grand Central Station
New York, NY 10163

Veuillez prendre note que seuls les personnes identifiées ci-dessous seront approuvées pour accéder aux documents. Si vous prévoyez faire votre recherche lors d'une visite avec un collègue, un ami, un conjoint, un filleul ou un parrain, leurs noms doivent apparaître ci-dessous, sinon ils n'auront pas l"autorisation de consulter les documents avec vous.

Vous pouvez aussi soumettre un fac-similé de la Demande d'autorisation de recherche en l'envoyant par courriel à archives@aa.org, ou par télécopieur au 212-870-3003

ENTENTE
Par ma signature, j’atteste avoir lu et compris la « Politique d’utilisation de la documentation » et les « Politiques sur la recherche sur place ». Je reconnais que si je ne me conforme pas à ces politiques, on pourra me retirer mes privilèges de chercheur.
Je reconnais et accepte comme condition essentielle à l’autorisation qui m’est donnée que je dois respecter la politique d’anonymat. Je n’identifierai aucun membre des AA, incluant les cofondateurs, autrement que par leur prénom et l’initiale de leur nom de famille. Je reconnais que toute publication des noms complets dans la presse et les médias constitue une violation de cette entente.


LE CHERCHEUR PROTÉGERA, COMPENSERA ET DÉGAGERA DE TOUTE RESPONSABILITÉ LES ARCHIVES DU BSG, LE BUREAU DES SERVICES GÉNÉRAUX DES AA, A.A. WORLD SERVICES, INC., SES OFFICIERS, EMPLOYÉS ET AGENTS CONTRE TOUTE RÉCLAMATION, TOUTE DEMANDE, TOUS COÛTS ET DÉPENS, Y COMPRIS LES HONORAIRES D’AVOCATS RÉSULTANT DE TOUTE VIOLATION DE COPYRIGHT OU DE TOUTE AUTRE CLAUSE LÉGALE OU RÉGLEMENTAIRE SUITE À L’UTILISATION DES DOCUMENTS D’ARCHIVES DU BSG.

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