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Política de Collección de los Archivos Históricos de A.A.

Los Archivos Históricos de la OSG son el depositario de los materiales oficiales y no oficiales que sirven para documentar la historia de A.A. en los Estados Unidos y Canadá. Entre dichos materiales figuran colecciones personales, manuscritos, cartas, publicaciones, fotografías y otros objetos de interés histórico relacionados con el nacimiento y desarrollo de la Comunidad de A.A. Los Archivos Históricos están obligados a cuidar estos materiales permanentemente y procurar que haya instalaciones y procedimientos apropiados para asegurar su preservación.
 
Alcance de la colección

Los Archivos Históricos de la OSG recogen materiales en cualquier formato que tengan un valor duradero para documentar el trabajo de Alcohólicos Anónimos. Referente a las adquisiciones, entre los materiales de prioridad de los Archivos Históricos  se encuentran:
 
  • Publicaciones editadas por A.A.W.S., incluyendo libros, directorios, informes anuales, informes de la Conferencia, encuestas, librillos, folletos, revistas, boletines, anuncios de servicio público, comunicados de prensa y otros materiales de relación con los medios de comunicación;
  • La revista Grapevine, y otros materiales publicados por el A.A. Grapevine, Inc.
  • Materiales publicados por editoriales aparte de A.A.W.S. que describen el programa de A.A., el problema del alcoholismo en general, o que tengan otra importancia para la organización, tales como libros, artículos, discursos, reseñas, programas de televisión y otros medios de comunicación, etc.;
  • Colección audiovisuales, incluyendo: fotografías, videos, y grabaciones de significación para A.A.; grabaciones de la Conferencia de Servicios Generales, Convenciones Internacionales, y Reuniones de Servicio Mundial y de otros eventos importantes; discursos y charlas de los pioneros de A.A, custodios y directores de A.A.W.S. y otros individuos; etc.;
  • Las actas y otros documentos de la junta de A.A.W.S., la Junta de Servicios Generales, reuniones de los comités, Conferencias y Convenciones;
  • Papeles, archivos clasificados por tema, correspondencia, informes, información económica y discursos de miembros del personal y de los gerentes generales de la Oficina de Servicios;
  • Papeles personales de los custodios y directores de A.A.W.S.,  y otras personas importantes, alcohólicas y no-alcohólicas, incluyendo los pioneros de A.A. – por ejemplo, correspondencia, diarios, libros de recortes, fotografías, manuscritos, discursos, obituarios, premios y otros objetos de interés;
  • Historias orales y otras narraciones de personas de importancia para las operaciones nacionales e internacionales de A.A.
  • Historias de grupo y de área e informes y boletines seleccionados de grupos y de áreas.
Aceptación de materiales donados

Los Archivos Históricos de la OSG aceptan con gustos donativos de materiales de interés archivero que correspondan al alcance de la colección descrito anteriormente. Cualquier persona que desee donar materiales de valor archivero debe ponerse en contacto con la archivista de la OSG para hablar del asunto y determinar si los materiales son apropiados para donar a los Archivos Históricos de la OSG.
 
Al aceptar una colección, nos comprometemos a la tarea de organizarla y conservarla, lo cual supone trabajo manual y gastos para materiales necesarios para preservación. Puede que no se acepten los donativos que suponen una preservación costosa, almacenamiento especial, procedimientos intensivos, u otras excesivas exigencias de los recursos de los Archivos Históricos.
 
Se pedirá al donante que firme una escritura de donación, transfiriendo su propiedad a los Archivos Históricos de la OSG. Preferimos que se transfiera la propiedad sin restricción, pero estamos dispuestos a hacer arreglos con donantes que especifiquen ciertas condiciones para hacer la donación. Si es apropiado, se le pedirá al donante que firme un formularios de cesión de copyright.
 
Los Archivos Históricos de la OSG no hacen tasaciones para los donantes y no comentarán sobre el valor económico de ningún material. Si es necesario hacer una tasación, se recomienda que sea hecha por un tercero imparcial antes de transferir los materiales a los ARCHIVOS Históricos de A.A..
 
Por lo general, los Archivos Históricos de la OSG no compran registros, libros u objetos de interés archivero ni aceptan materiales prestados.
 
Exclusiones

Por lo general, los Archivos Históricos de la Oficina de Servicios Generales no­ tratan de conseguir colecciones enfocadas en los grupos locales, los distritos o las áreas. Muchos grupos locales, distritos, oficinas centrales, intergrupos y áreas de A.A. tienen muy interesantes colecciones propias, y materiales de este tipo puede tener mayor importancia para los archivos históricos de estas áreas. No obstante, aceptamos historias y otros materiales de área producidos a nivel local.
 
Igualmente los Archivos Históricos de la OSG no tratan de conseguir colecciones hechas fuera de los Estados Unidos y Canadá, pero aceptamos gustosamente resúmenes de la historias del desarrollo de A.A. en otros países.
 
En los casos en que sea más apropiado que los materiales formen parte de otra colección archivera, los Archivos Históricos de la OSG tratarán de ayudar al donante a colocarlos en el depositario más indicado.
 
Generalmente, los Archivos Históricos de la OSG no coleccionan los materiales siguientes:
 
  • Borradores, estadísticas en bruto, o documentos incompletos
  • Objetos tridimensionales, tales como obras de arte enmarcadas, c camisetas, tazas, joyería, etc.
  • Más de un ejemplar de un artículo

Retención y desadquisición

 
En la mayoría de los casos, se guarda un máximo de tres ejemplares de cada artículo.
 
Los Archivos Históricos pueden decidir digitalizar, microfilmar, o reformatear de otra manera las colecciones donadas para facilitar su conservación. En estos casos, el material original puede seguir almacenado en los Archivos Históricos, transferido a almacenes ajenos o eliminado de la colección
 
Normalmente, los materiales de interés archivero donados se consideran de suma importancia y la intención es guardarlos en plan permanente. No obstante, ningún individuo ni institución pueden prever ni dictar las actitudes cambiantes de generaciones futuras ni garantizar permanencia más allá de la ofrecida por el uso de los mejores procedimientos de conservación posibles.
 
Los Archivos Históricos se reservan el derecho de reevaluar los materiales históricos y, con criterio y cuidado, desadquirir y deshacerse de ciertos artículos de su colección de manera conforme a las normas profesionales aceptadas. Los Archivos Históricos pueden decidir desadquirir un artículo en los siguientes casos:
 
  • El artículo no tiene significación para Alcohólicos Anónimos o para la misión y objetivo de los Archivos Históricos;
  • Sería más apropiado que el artículo esté almacenado en otro depositario archivero;
  • El artículo se ha deteriorado hasta el punto de perder toda utilidad;
  • El artículo está hecho de substancias peligrosas o se está descomponiendo de una manera que afecta la condición de otros artículos o la salud y seguridad del personal de la OSG y de los visitantes a la oficina;
  • Los Archivos Históricos ya no pueden seguir cuidando y almacenando el artículo conforme con las normas profesionales aceptadas;
  • El costo de cuidar y almacenar el artículo es superior al valor del artículo según se relaciona con la misión y objetivo de los Archivos Históricos;
  • El artículo puede ser reemplazado con otro similar de mayor importancia, calidad y en mejores condiciones;
  • Hay criterios jurídicos y éticos que exigen que se elimine el artículo.
Se guardará documentación completa de todos los artículos desadquiridos y de lo que se hizo con ellos. Para deshacerse de un artículo desadquirido, se puede usar uno de los siguientes métodos (en orden de preferencia):
 
  • Transferirlo a un depositario archivero de Alcohólicos Anónimos más apropiado, a nivel regional, intergrupo/oficina central, área, distrito o grupo;
  • Donarlo a un apropiado archivo histórico no-A.A. o institución académica;
  • Devolverlo al donante original;
  • Destruirlo.
12-2006 AF